Henkilö: Miten toimia työsuhteen päättyessä? Henkilön työsuhteen päättyminen.
Työkalut | Henkilöasetukset
Vastaus:
(Työkalut | Henkilöasetukset | Henkilöt)
Poista käyttäjältä Lisenssit ja Käyttöoikeudet (Työkalut | Henkilöasetukset | Henkilöt näkymässä >> Muokkaa >> Työsuhde ja oikeudet –välilehdellä)
Tämän jälkeen on muutama vaihtoehto, kuinka toimia, riippuen siitä miten työsuhteen päättäneen henkilön kirjauksia käsitellään. Raportoinnin kannalta henkilön tiedot ja kirjaukset on hyvä jättää järjestelmään, jotta saadaan myös päättyneistä työsuhteista tiedot takautuvasti tulostetuille raporteille.
1. Jos henkilön kirjaukset halutaan tulostuvan kaikille raporteille.
Tällöin henkilön tietoja ei voi poistaa Henkilöt näkymästä (Työkalut | Henkilöasetukset | Henkilöt). Henkilö näkyy sekä pääkäyttäjän että käyttäjän Hyväksyjä/esimiehen työaikakalenterilta.
Vaihtoehtona tälle, on tehdä uusi Työaikaryhmä näkymässä (Työkalut | Henkilöasetukset | Työaikaryhmät). Tehdään esim. "Lopettaneet" niminen työaikaryhmä, johon siirretään työsuhteen lopettaneet henkilöt. Näin henkilön kirjaukset tulostuvat Työaikaraporteille, kun ko. työaikaryhmä valitaan mukaan raportille. Hyväksyjä/esimies tiedon voi vaihtaa samalla.
Peruslisenssi on oltava valittuna, jos halutaan henkilökohtaisten raporttien ajamisen olevan mahdollista, muut oikeudet ja lisenssit voi poistaa.
2. Jos henkilön kirjaukset halutaan tulostuvan vain Kohde/projektiraporteille.
Tallöin voidaan henkilön tiedot poistaa Henkilöt näkymästä ’Poista’ linkin avulla (Työkalut | Henkilöasetukset | Henkilöt). Tämän jälkeen henkilön tiedot siirtyvät ’Poistetut henkilöt’ näkymään. (Löydät pikalinkin ’Poistetut henkilöt’ näkymään vasemmalta Henkilöt näkymässä). Henkilön tietoja tai kirjauksia ei voi tulostaa kuin Kohderaporteille. (Raportit | Kohde/projektiraportit). Lisäksi henkilö ei näy enää pääkäyttäjän tai käyttäjän Hyväksyjä/esimiehen työaikakalenterilta.
Jos henkilön kirjaukset halutaan raporteille ja työaikakalenterille, mutta liukumasaldon miinuksia ei saa tulla.
Tällöin voidaan tehdä uusi työaikaryhmä "Lopettaneet". Tälle ryhmälle ei tarvitse antaa muuta kuin nimi ja lopettaneet siirretään tähän ryhmään sinä päivänä, kun työsuhde päättyy. Kun työaikaryhmällä ei ole työaikoja, liukumaan ei tule miinuksia.
- Jos tässä työaikaryhmässä ei ole käytössä liukumalaskentaa, on liukumasaldo tarkistettava työaikaryhmän siirtopäivältä, eli työsuhteen päättymispäivältä.
- Jos tässä työaikaryhmässä on liukumalaskenta käytössä, säilyy liukumasaldon arvo samana raporteilla ja Päivän tiedoissa.
Poistetun henkilön tietojen palauttaminen
Poistetun henkilön tiedot saa palautettua täältä: Työkalut | Henkilöasetukset | Henkilöt |Poistetut henkilöt.
Listalla näkyvät kaikki poistetut henkilöt. Halutut henkilöt voidaan palauttaa klikkaamalla oikeasta reunasta ’Palauta’ linkkiä. Kyseinen henkilö palaa Henkilöt näkymään ja samalla henkilön aiemmat työaikakirjaukset palautuvat työaikakalenterille. Järjestelmä muistuttaa lisenssien ja käyttöoikeuksien tarkastamisesta palautuksen lopuksi:
| |
Henkilön tietojen poistaminen lopullisesti
Poistetun henkilön tiedot voidaan poistaa lopullisesti ’Poistetut henkilöt’ näkymässä, klikkaamalla poistettavan henkilön riviltä ’Poista lopullisesti’. Jos henkilön tiedot poistetaan lopullisesti, niitä eikä henkilön kirjauksia voida enää palauttaa järjestelmään.
Ohjeessa lisää: Henkilön työsuhteen päättyminen (Poista), Passivoidut henkilöt (kellokortti.fi)
Avainsanat: työsuhde, päättyminen, passivointi